Wie kann ich meine ehrenamtlichen Mitarbeiter fördern? 7 Möglichkeiten

Wir haben einmal einer ganzen Reihe von Jugendleitern diese Frage gestellt: »Was ist dein größtes Problem in der Jugendarbeit?« Wir haben Hunderte von Antworten erhalten, aber wisst ihr, was eine der häufigsten Antworten war? Ehrenamtliche Mitarbeiter.

Als wir uns die Antworten durchgelesen haben, sahen wir immer wieder die gleichen Fragen, wie zum Beispiel.

❓ Wie kann ich mehr Ehrenamtliche rekrutieren?

❓ Wie kann ich meine ehrenamtlichen Mitarbeiter schulen?

❓ Und wie bringe ich sie dazu, länger als nur ein paar Monate dabei zu bleiben?

Uns ging es genauso.

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Die Rekrutierung von ehrenamtlichen Mitarbeitern ist schwierig. Egal, was du tust, Menschen zu bitten, sich zu engagieren, fühlt sich manchmal wie Zähne ziehen an.

Ehrenamtliche Mitarbeiter zu schulen, ist noch schwieriger. Was genau macht ihr mit den Mitarbeitern, wenn ihr sie an Bord habt? Was bringst du ihnen bei? Wie hilfst du ihnen zu wachsen?

Ehrenamtliche Mitarbeiter zu halten, ist am schwierigsten. Stell dir vor, alle Mitarbeitende, die du jemals angeworben hast, wären heute noch in deinem Dienstbereich engagiert – du hättest wahrscheinlich mehr als genug ehrenamtliche Mitarbeiter für deinen Dienst. Stattdessen kommen und gehen die Menschen in unseren Diensten so schnell, dass es scheint, als müssten wir ständig neue Mitarbeitende rekrutieren. Das kann ganz schön anstrengend sein.

Toolbox für die Jahresplanung und Strategie in der Kinder- und Jugendarbeit

Was diese Toolbox bereithält:
✅ Die 7 Bereiche deiner Arbeit, die eine Jahresstrategie erfordern.
✅ Wie du ein jährliches Planungstreffen für deine Kinder- und Jugendarbeit leitest.
✅ Wie du ein ganzes Dienstjahr für die Jugend- und Kinderarbeit planst.
✅ Vorlagen und Hilfsmittel

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Was auch immer dein größtes Problem mit Ehrenamtlichen ist, wir sind uns einig: Wir alle wollen unsere Teams von Mitarbeiter vergrößern.

Aber wir haben Folgendes gelernt: Wenn wir unsere ehrenamtlichen Mitarbeiterteams vergrößern wollen (sowohl zahlenmäßig als auch in Bezug auf die Effektivität), reicht es nicht aus, einfach mehr Mitarbeitende zu rekrutieren, um unsere Probleme zu lösen.

In den meisten Fällen ist ein Mangel an Ehrenamtlichen nicht wirklich das Problem.

Ein Mangel an Ehrenamtlichen ist oft ein Symptom für ein viel größeres Problem. Wenn wir also das ehrenamtliche Mitarbeiterteam vergrößern wollen, müssen wir zunächst dieses größere Problem erkennen und lösen.

Das Geheimnis, wie man ein Team vergrößern kann, liegt nicht in einer schnellen Lösung, einer großartigen Marketingkampagne oder einer Reihe von Schuldgefühlen.

Der beste Weg, um dein Team zu vergrößern, ist, eine Kultur zu schaffen, in der ehrenamtliche Mitarbeiter gerne dienen.

Aber wie? Genauso wie du jede Woche hart daran arbeitest, Programme zu entwickeln, die Kinder oder Jugendliche ansprechen, musst du dich darauf konzentrieren, Systeme und Strategien zu entwickeln, die deine Ehrenamtlichen ansprechen. In der Grow-Strategie (die du gerne übernehmen darfst) haben wir sieben Wege, um das zu erreichen.

#1 Auftaktveranstaltung
Eine Veranstaltung ist eine wichtige Gelegenheit, um eine Vision zu entwickeln – eine Umgebung, an der du jeden ehrenamtlichen Mitarbeiter teilhaben lassen willst.

Deine ehrenamtlichen Mitarbeiter müssen von deiner großen Vision für den Dienstbereich inspiriert und geschult werden.

Hier kommt eine jährliche Auftaktveranstaltung ins Spiel. Bei dieser Veranstaltung hast du die Möglichkeit, deinen Ehrenamtlichen einen guten Start zu ermöglichen. Bei dieser Gelegenheit kannst du deine Vision vorstellen, wichtige Abläufe und Erwartungen erläutern, Hilfsmittel bereitstellen, die deinen Mitarbeiter die Arbeit erleichtern, und deinem Team helfen, sich gegenseitig kennenzulernen. Wir empfehlen, dies einmal im Jahr zu tun.

#2 Mitarbeitertreffen
Ein Treffen ist eine Gelegenheit, deine ehrenamtlichen Mitarbeiter in einem ganz bestimmten Thema zu schulen. Während es für dich als Leiter wahrscheinlich notwendig ist, deine Visionen und Abläufe zu vermitteln, solltest du daran denken, dass deine ehrenamtlichen Mitarbeiter Hilfe bei den Problemen mit Kindern und Jugendlichen brauchen, mit denen sie gerade konfrontiert sind. Hier kommen diese Treffen ins Spiel. Sie ermöglichen dir, auf die spezifischen Probleme deiner ehrenamtlichen Mitarbeiter einzugehen, wenn sie mit ihnen zu tun haben. Wir empfehlen 3-6 Mitarbeitertreffen im Jahr.

#3 Gesprächsgruppen
Eine Gesprächsgruppe ist ein Treffen mit einer kleinen Gruppe ehrenamtlicher Mitarbeiter, die alle in einer ähnlichen Funktion tätig sind. Der Zweck dieser Gruppen ist es, gemeinsam Gespräche zu führen, zu coachen und Probleme zu lösen. Denn deine ehrenamtlichen Mitarbeiter brauchen mehr als nur eine Vision und Prinzipien, um ihre Arbeit gutzumachen. Sie brauchen auch praktische Ideen! Und genau da kommen diese Gesprächsgruppen ins Spiel.

Diese Gesprächsgruppen unterscheiden sich deutlich von anderen Methoden der Schulung ehrenamtlicher Mitarbeiter, die du vielleicht kennst. Meistens schulen wir unsere Mitarbeiter so, als ob wir die Experten wären. Natürlich haben wir eine Menge toller Informationen, die wir weitergeben können, aber das tun unsere Mitarbeiter auch! Betrachte diese Gesprächsgruppen also als eine Gelegenheit, deine ehrenamtlichen Mitarbeiter zum Reden zu bringen, damit sie sich zur Abwechslung mal gegenseitig schulen können.

Diese Gesprächsgruppen ermöglichen deinen Mitarbeitern, ihre eigenen Geschichten, Ideen und bewährten Methoden mitzuteilen, damit andere Mitarbeiter von ihnen lernen und ihre Ideen aufgreifen können.

Wir empfehlen, solche Gesprächsrunden mehrmals im Jahr oder so oft wie nötig, um jeden ehrenamtlichen Mitarbeiter zu einer Gesprächsgruppe einzuladen.

#4 Werkzeuge
Ein Werkzeug ist jedes Hilfsmittel, das du deinen ehrenamtlichen Mitarbeitern zur Verfügung stellst, um ihre Arbeit zu erleichtern. Vielleicht ist es ein Handbuch für ehrenamtliche Mitarbeiter, ein Leitfaden mit Zielen für das Halbjahr oder Informationen für Kleingruppenleiter, die sie an die Familien ihrer Kleingruppe verteilen können. Wir empfehlen, dies am Anfang und der Mitte des Jahres oder immer dann, wenn du etwas Nützliches findest, das du weitergeben möchtest!

#5 Einzelgespräche
Ein Gespräch ist ein persönliches Treffen mit einem ehrenamtlichen Mitarbeiter, bei dem es darum geht, Beziehungen aufzubauen und Feedback zu geben. Wir glauben fest daran, dass regelmäßige Einzelgespräche mit deinen Ehrenamtlichen essenziell für sie, für deinen Dienst und für dich sind.

Für deine Mitarbeiter ist es wichtig, weil sie wissen müssen, dass du dich um sie kümmerst – und wenn du dir Zeit nimmst, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, kannst du ihnen zeigen, wie sehr du sie schätzt.

Es ist wichtig für deinen Dienst, weil du damit Einblick in ihren Dienst erhältst. Und es ist wichtig für dich, weil du dadurch erfährst, wie du deine Mitarbeiter besser unterstützen und ausrüsten kannst, damit sie ihre Aufgaben besser erfüllen können. Wir empfehlen, jeden ehrenamtlichen Mitarbeiter ein- oder zweimal im Jahr zu einem Gespräch mit dir einzuladen.

#6 Kommunikation
Kommunikation beinhaltet alle wichtigen Informationen für deine ehrenamtlichen Mitarbeiter. Du kannst deine Mitarbeiter per E-Mail, Textnachricht, über soziale Medien oder per Telefon informieren, aber es sollte jede Woche in deinem Kalender stehen. Wenn wir an die Förderung unserer ehrenamtlichen Mitarbeiter denken, denken wir manchmal an persönliche Treffen oder große Veranstaltungen. Aber wenn wir unsere Ehrenamtlichen das ganze Jahr über auf dem Laufenden halten wollen, müssen wir die Förderung unserer Mitarbeiter erweitern.

Um Mitarbeiter zu fördern, müssen wir über persönliche Treffen und große Veranstaltungen hinaus denken.

Hier kommt die Kommunikation ins Spiel. Egal, ob du es vorziehst, mit deinen ehrenamtlichen Mitarbeitern per E-Mail, Textnachricht, Social Media-Posts oder Telefonanrufe zu kommunizieren, wichtig ist, dass du regelmäßig mit ihnen in Kontakt bleibst. Wir empfehlen regelmäßige wöchentliche Kommunikation.

#7 Gemeinsam feiern
Wir glauben fest daran, dass die Dinge, die du in deinem Dienst feierst, auch die Dinge sind, die wiederholt wahrgenommen werden. Deshalb ist es so wichtig, dass du deine ehrenamtlichen Mitarbeiter und ihre Erfolge feierst, wenn es um deine Mitarbeiterförderung geht. Wir denken nicht immer daran, unsere Mitarbeiter zu feiern oder zu würdigen, aber vielleicht sollten wir das tun!

Denn es ist so: Was wir feiern, wird wiederholt.

Wenn wir also unsere Ehrenamtlichen dafür feiern, dass sie großartig sind und die Vision und die Erwartungen, die wir an sie stellen, erfüllen, erinnern wir unser ganzes Team daran, was am wichtigsten ist.

Und auch unsere Mitarbeiter werden mit einer kleinen Feier sehr ermutigt. Wir schlagen vor, jede Woche einzelne ehrenamtliche Mitarbeiter zu feiern und jeden Monat dein ganzes Team mit etwas Lustigem zu feiern.

Das klingt vielleicht nach viel Arbeit, aber das muss es nicht sein! Unsere Zeit pro Woche ist begrenzt und niemand kann endlos viele Stunden für ehrenamtliche Mitarbeiter aufwenden. Aber es gibt eine gute Nachricht: Es gibt eine Möglichkeit, deinen ehrenamtlichen Mitarbeiter so einzusetzen, dass du mit möglichst wenig Aufwand die größte Wirkung erzielst.