Event-Checkliste: So findest du heraus, ob sich eine Veranstaltung lohnt

Ist diese Veranstaltung nötig? Wofür lohnt es sich Mitarbeiter und Ressourcen einzusetzen?

Ob es um Gruppentreffen, Workshops, Wochenendfreizeiten, Fahrten, Jugend-Foren oder Seminare, um Podiumsdiskussionen, Aktionen, Band-Auftritte oder Sportwettkämpfe geht, ob bei Gestaltung oder Mitwirkung bei Andachten, Gottesdiensten und Jugendgottesdiensten, ob in Theatergruppen, beim Rollenspiel oder in Fotoworkshops mit Ausstellungen, ob bei der Durchführung von Elternabenden oder die Mitwirkung bei Gemeindefesten – immer müssen zuvor diese acht »W-Fragen« geklärt sein:

Das Team klärt zunächst die drei Basis Fragen: Was wird warum für wen geplant? Dann folgen die anderen Fragen. Denn nur klare Strukturen vermeiden Frust.

Was soll behandelt werden?

Was wird kurz- oder langfristig konkret geplant? Was für eine Art von Aktivität ist vorgesehen? Was wollen wir, je nach Veranstaltungsart, erreichen oder »rüberbringen«? Passen Thematik und Aktivität in das spezifische Profil dieser Jugendarbeit?

Warum wollen wir diese Aktivität durchführen?

Welches Ziel haben wir vor Augen? Warum und wem oder für wen ist gerade dieses Thema, dieser Inhalt oder diese Veranstaltung so wichtig?

Für Wen konkret sind aktuelle Aktivitäten geplant?

Welche Zielgruppe ist im Blick, welches Alter? Was wissen wir über die Zielgruppe, ihre Strukturen und Funktionen? Können wir gezielt auf weitere Interessierte zugehen – aufgrund des Themas oder eines aktuellen Anlasses?

Oder wird allgemein eingeladen und geworben und die potentiellen Teilnehmer sind noch unbekannt? Handelt es sich möglicherweise um »Neue«?

Wer übernimmt Verantwortung?

Wer ist für diese spezielle Aktivität oder Veranstaltung erstens inhaltlich und zweitens organisatorisch geeignet? Wer kann sie auch durchführen? Wer ist für die Werbung verantwortlich? Wer in diesem Team trägt die Gesamtverantwortung? Auch wenn Einzelne im Team eigene Aufgabenbereiche übernehmen, sollte es einen Hauptverantwortlichen für das gesamte Projekt geben. Jedes Team braucht einen Leiter, der durchaus von Mal zu Mal wechseln kann. Auch Gesamtverantwortung muss gelernt werden.

Mit Wem zusammen kann dies getan werden?

Welche Personen von außen können hinzugezogen werden, vielleicht als Experten oder Vermittler geeigneter Referenten? Wer könnte ein akzeptabler Supervisor sein, um den jugendlichen Mitarbeitern oder angehenden Leitern Frustrationen zu ersparen?

Wie: Welche Form und Methode passt am besten?

Wie kann dieses Thema bearbeitet, diese Aufgabe gelöst werden? Wie bringe ich Themen gut rüber? Wie soll oder kann die Aktivität am besten gestaltet und organisiert werden? Wie finde ich für bestimmte Themen gute Referenten und Gesprächspartner für Jugendliche? Wie kann der äußere Rahmen gestaltet werden, damit die Teilnehmer sich wohlfühlen? Wie funktionieren gute Kommunikation und Werbung? Wie kann die Aktivität finanziert werden? (Hier liegen besonders viele Chancen für Erwachsene, für Gemeindeglieder, Eltern, z.B. Pädagogen, Manager, Sponsoren.)

Wo kann die Aktivität durchgeführt werden?

Raumfragen müssen vorher geklärt sein, Räume sollten eher zu klein als zu groß sein. Räume müssen einladend gestaltet sein. In zu großen Räumen kann sich eine Gruppe verloren fühlen. Für Außenaktivitäten sollte der Leitungskreis das Areal möglichst zuvor kennen!

Wann soll das Ganze geschehen?

Sofort oder hat es Zeit? Welches ist der beste Termin? Bedenke die Aktualität sowie Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen wie Fußball. Kommen dir Ferien in die Quere?

Quelle: Christoph Hilsberg, Jugend in der Kirche. Konzepte für Gemeinden, Teamer, Mitarbeiter in der Jugendarbeit, 47ff.